VOM PAPIER ZUR E-AKTE
Wie das One Team Heidelberg Digitalisierung gemeinsam gestaltet
Jahrzehntelang stapelten sich Personalakten in der Registratur. Heute arbeitet das Team im Personal- und Organisationsamt digital – über 4.000 Personalakten wurden erfolgreich in die E-Akte überführt. Ein Projekt, das zeigt, wie Teamarbeit, Verantwortung und moderner Verwaltungsalltag zusammenkommen.
Das Gedächtnis der Personalverwaltung
Über Jahrzehnte war die Registratur das Gedächtnis der Personalverwaltung. Hier liefen personalrelevante Prozesse zusammen, Akten wurden gelesen, sortiert und bewahrt. Jede Akte erzählte eine Arbeitsgeschichte – manche kurz, andere über viele Bände hinweg.
Die Arbeit mit Papierakten hatte klare Begrenzungen: Informationen waren an feste Orte gebunden, Wege und Suchzeiten kosteten wertvolle Zeit. Gleichzeitig trug das Team Verantwortung für eine korrekte Ablage und funktionierende Prozesse – oft unsichtbar, aber entscheidend.
4.000 Akten. Viele Hände. Ein gemeinsames Ziel.
Für die Digitalisierung mussten rund 4.000 Personalakten in 114 Metallkisten für den externen Scan vorbereitet werden. Das Projektteam koordinierte den Prozess, begleitete den Dienstleister und sorgte dafür, dass alle Akten vollständig, scanbereit und nach Qualitäts- sowie Datenschutzstandards vorbereitet waren.
Nach der Rückführung zeigte sich, was echte Zusammenarbeit bedeutet: Kolleginnen und Kollegen aus dem gesamten Amt halfen, die Akten gemeinsam ins Archiv zu überführen. Keine Heldengeschichte, sondern Teamarbeit – pragmatisch, zuverlässig, gemeinsam.
Mehrwerte im Alltag
Was die E-Akte im Arbeitsalltag ermöglicht
Ein wichtiger Schritt für die Verwaltung von morgen
Die Digitalisierung der Personalakten ist ein zentraler Baustein auf dem Weg zu einer weitgehend papierfreien Verwaltung. Sie legt die Grundlage für durchgängige Abläufe, automatisierte Prozesse und einen modernen Posteingang – spart Zeit, vereinfacht den Arbeitsalltag und verbessert den Service für Mitarbeitende.
Und trotzdem bleibt das Wichtigste unverändert: die Verantwortung für Menschen. Digitale Lösungen unterstützen, getragen wird unsere Arbeit aber von Erfahrung, Kompetenz und echtem Teamgeist.
Digitalisierung ist für uns kein Selbstzweck. Sie erleichtert die Zusammenarbeit, macht unseren Alltag effizienter und sichert die Zukunft unserer Verwaltung.– Christian Jennewein, Abteilungsleiter Personal
