Datenschutzerklärung | Arbeiten für die Stadt Heidelberg

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie die Stadt Heidelberg Ihre Daten verarbeitet, welche Rechte Sie haben und an wen Sie sich bei Fragen wenden können.

Weitere allgemeine Informationen rund um Bewerbungen finden Sie auch in unserem Bewerbungs-FAQ.

Verpflichtung zum Datenschutz

Die Stadt Heidelberg verpflichtet sich, die Privatsphäre aller Personen zu schützen, die ihr Daten anvertrauen. Als öffentliche Stelle unterliegt die Stadt Heidelberg weitreichenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Grundlage sind die geltenden gesetzlichen Bestimmungen, wie z.B. die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Online-Angebots ist:

Personal- und Organisationsamt
Rathaus, Marktplatz 10
69117 Heidelberg

Telefon: +496221 5811000
E-Mail: stadt@heidelberg.de

Weitere Kontaktdaten siehe Impressum.

Datenschutzbeauftragte

Stadt Heidelberg
Rohrbacher Straße 12
69115 Heidelberg

E-Mail: datenschutz@heidelberg.de

2. Speicherung von Daten

Beim Besuch der Website werden automatisch folgende Informationen erfasst:

Name der abgerufenen Datei
Datum und Uhrzeit des Abrufs
übertragene Datenmenge
Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
Browsertyp und -version
Betriebssystem
Referrer-URL
IP-Adresse

Zweck

Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Website, Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Speicherdauer

max. 90 Tage

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist sowie unter den folgenden Voraussetzungen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

zur Erfüllung eines Vertrages/zur Vertragsanbahnung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung

Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO, § 4 LDSG BW

für die Wahrnehmung unserer Aufgaben im öffentlichen Interesse

Speicherdauer: Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, wie es gesetzliche Vorgaben verlangen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden ggf. folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Name und E-Mail-Adresse
Betreff und Nachrichteninhalt
Bearbeitung Ihres Anliegens und Kommunikation

Die Daten werden gelöscht, sobald die Kommunikation abgeschlossen ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Hinweis: Unverschlüsselte E-Mails können Sicherheitsrisiken bergen.

5. Cookies & Consent-Management

Unsere Website verwendet Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies dienen:

technischen Funktionen der Website
Analysezwecken (siehe Matomo)
eingebetteten Inhalten (z. B. YouTube)

Die Verwaltung Ihrer Cookie-Einwilligungen erfolgt über das Tool ccm19. Hier können Sie Ihre Einwilligungen jederzeit anpassen oder widerrufen.

Rechtsgrundlage:

technisch notwendige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Analyse- oder Marketing-Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

6. Webanalyse mit Matomo

Wir setzen Matomo zur Webanalyse ein, um unser Angebot zu verbessern. Die IP-Adresse wird anonymisiert (letztes Oktett auf 0 gesetzt), und die Daten werden nur auf städtischen Servern gespeichert, ohne Weitergabe oder Verknüpfung mit anderen Datenbeständen.

Opt-Out: Sie können der Erfassung jederzeit widersprechen. Dabei wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die Erhebung von Sitzungsdaten verhindert. Wenn Cookies gelöscht werden, muss das Opt-Out ggf. erneut aktiviert werden.

Weitere Infos: Matomo Website

7. Bewerbermanagement

Wir nutzen das Bewerbermanagementsystem der d.vinci HR-Systems GmbH für Bewerbungen.

Verarbeitete Daten:

Stammdaten, Bewerbungsunterlagen, Kommunikationsdaten

Zweck:

Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Entscheidung über eine Einstellung

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 15 LDSG BW; freiwillige Angaben im Bewerberpool: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Empfänger:

interne Mitarbeitende, externe Auftragsverarbeiter (d.vinci)

Speicherdauer: max. 6 Monate nach Abschluss, länger nur bei Einwilligung

Hinweis zur Verarbeitung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren

Für die Nutzung unserer Karriereseite gelten die hier dargestellten allgemeinen Datenschutzbestimmungen.

Sobald Sie sich bei der Stadt Heidelberg bewerben – unabhängig davon, ob dies über unser Bewerbungsportal d.vinci, per E-Mail oder im Rahmen einer Initiativbewerbung erfolgt – gelten ergänzend die datenschutzrechtlichen Informationen für Bewerberinnen und Bewerber gemäß Art. 13 DSGVO und § 15 LDSG BW.

Diese spezielle Datenschutzerklärung beschreibt ausführlich:

welche personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess verarbeitet werden,
zu welchen Zwecken dies geschieht,
wer Zugriff auf diese Daten erhält (z. B. Fachbereich, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung),
wie lange Ihre Daten gespeichert werden,
wie Talentpool und Kununu-Feedback funktionieren
und welche Rechte Sie als Bewerberin und Bewerber haben.

Die vollständigen Informationen finden Sie hier: Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber

8. Eingebettete Inhalte (YouTube)

Wir binden Videos von YouTube (Google Ireland Limited) ein. Im erweiterten Datenschutzmodus werden erst bei Aktivierung durch den Nutzer Daten gespeichert.

Hinweis: Durch Abspielen eines Videos können personenbezogene Daten an YouTube übermittelt werden, ggf. in die USA.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über ccm19)
Weitere Infos: Google Datenschutzerklärung

9. QR Code Generator (qr1.at)

Für die Erstellung von QR-Codes nutzen wir qr1.at. Dabei werden keine personenbezogenen Daten gespeichert.

Weitere Infos: DSGVO – Datenschutzgrundverordnung | qr1°at

10. Social Media Links

Unsere Website enthält Links zu LinkedIn, Kununu, Xing, Instagram, Facebook und YouTube. Erst durch Anklicken werden Daten (IP-Adresse, Referrer) an die Anbieter übertragen. Für die Verarbeitung ist allein der jeweilige Anbieter verantwortlich.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach DSGVO folgende Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf erteilter Einwilligungen.

Auskunftsrecht:

Nutzer können jederzeit im Rahmen der gesetzlichen Regelungen Auskunft über die sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten oder diese einsehen. Dabei ist die Datenschutzbeauftragte der Stadt Heidelberg gerne behilflich.

Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung:

Sind Daten unrichtig, können Betroffene deren unverzügliche Berichtigung verlangen. Die betroffenen Nutzer haben ferner das gesetzliche Recht, die Daten unverzüglich löschen oder ihre Verarbeitung einschränken zu lassen.

Widerspruchsrecht:

Sofern die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im öffentlichen Interesse durchgeführt wird oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, besteht das Recht der betroffenen Person, jederzeit Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einzulegen.

Beschwerderecht:

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI):

Prof. Dr. Tobias Keber

Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
oder:
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

Telefon: +49711 6155410

E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Homepage: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

12. Auftragsverarbeiter

Unsere Website wird bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, gehostet. Hetzner verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

Weitere:

d.vinci HR-Systems GmbH
ccm19 / code-x GmbH (Cookie-Management)
ggf. interne IT-Dienstleister (Administration, Wartung)

13. Datensicherheit

SSL/TLS-Verschlüsselung schützt Ihre Daten bei der Übertragung. Erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol im Browser.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen die Datenschutzerklärung bei Bedarf an, z. B. neue Services oder rechtliche Anforderungen. Maßgeblich ist jeweils die aktuelle Version auf der Website.