Datenschutzinformationen für Bewerberinnen und Bewerber
gemäß Art. 13 DSGVO und § 15 LDSG BW
Die Stadt Heidelberg informiert Sie nachfolgend darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Sie haben.
1. Wer ist verantwortlich?
Stadt Heidelberg
Personal- und Organisationsamt
Marktplatz 10
69117 Heidelberg
Telefonnummer: +496221 5811000
E-Mail: personal.organisation@heidelberg.de
Behördliche Datenschutzbeauftragte:
Datenschutzbeauftragte der Stadt Heidelberg
Marktplatz 10, 69117 Heidelberg
Telefonnummer: +496221 5810080
E-Mail: datenschutz@heidelberg.de
2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden verarbeitet, um das Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen – von der Prüfung Ihrer Unterlagen bis zur Besetzung der Stelle.
Rechtsgrundlagen:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Anbahnung eines Vertragsverhältnisses
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
gesetzliche Pflichten, z. B. Beteiligung der Personalvertretung
Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 15 LDSG BW
Durchführung eines Auswahlverfahrens im öffentlichen Dienst
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Einwilligung, z. B. Talentpool
3. Welche Daten werden verarbeitet?
Wir verarbeiten nur Daten, die zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind, insbesondere:
- Kontakt- und Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
- Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise)
- Ergänzende Angaben, die Sie uns mitteilen
- Angaben aus Vorstellungsgesprächen
- Dokumentation des Verfahrens (Bewertung, Auswahlgründe)
4. Wer erhält Zugriff auf Ihre Daten?
Ihre Daten sind nur Personen zugänglich, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind:
- Fachbereich / künftige Führungskräfte
- Personalmanagement
- Personalrat (gesetzliche Beteiligung)
- Gleichstellungsbeauftragte
- Schwerbehindertenvertretung (bei Vorliegen der Voraussetzungen)
- ggf. Auswahlgremien
- IT-Dienstleister für das Bewerbungsportal (d.vinci), die vertraglich gebunden sind
Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
5. Verarbeitung über das Bewerbungsportal (d.vinci)
Unsere Online-Bewerbungen werden über das System d.vinci abgewickelt, betrieben durch die d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37–39, 20097 Hamburg.
d.vinci verarbeitet Daten ausschließlich nach unseren Vorgaben (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).
6. Sharing / Social Media Buttons auf Stellenanzeigen
Auf unseren Stellenanzeigen bieten wir Sharing-Optionen und Social Media Buttons wie LinkedIn, Xing oder E-Mail an, damit Sie interessante Stellen unkompliziert teilen können. Bitte beachten Sie: Beim Anklicken dieser Links werden Daten wie Ihre IP-Adresse und die Referrer-URL an die jeweiligen Anbieter übermittelt. Für die Verarbeitung dieser Daten sind ausschließlich die Anbieter verantwortlich. Wir empfehlen, die Datenschutzhinweise der jeweiligen Plattform zu beachten.
7. Speicherung und Löschung Ihrer Daten
- Grundsatz: Ihre Daten werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
- Im Fall einer Einstellung: Die Daten werden Teil der Personalakte und nach den dafür geltenden Fristen gespeichert.
- Talentpool (nur mit Einwilligung): Speicherung für maximal 12 Monate, danach Löschung oder erneute Einholung einer Einwilligung.
8. Talentpool (optionale Einwilligung)
Wenn Sie zustimmen, können wir Ihre Unterlagen in unseren Talentpool aufnehmen, um Sie später für passende Stellen zu kontaktieren.
- Diese Einwilligung ist freiwillig.
- Sie können sie jederzeit widerrufen (z. B. per E-Mail an bewerbung@heidelberg.de).
- Ohne Einwilligung erfolgt keine Aufnahme.
9. Kununu-Feedback (freiwillig)
Nach Abschluss des Verfahrens können Sie – freiwillig – eine Bewertung auf kununu.com abgeben.
Hierbei gelten die Datenschutzbestimmungen von Kununu.
10. Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten
Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen wir bestimmte Angaben.
Ohne diese können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.
11. Ihre Rechte als Bewerberin und Bewerber
Sie haben folgende Rechte:
Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
Berichtigung unrichtiger Daten
Widerspruch gegen Verarbeitungen im öffentlichen Interesse
Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Löschung, sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen
Einschränkung der Verarbeitung
Widerruf erteilter Einwilligungen (z. B. Talentpool)
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
12. Kontakt für datenschutzrechtliche Fragen
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren:
E-Mail: bewerbung@heidelberg.de